Vorgehen
Vier Schritte, eine Reihenfolge
Jedes Mandat folgt demselben Aufbau. Wie lange die einzelnen Schritte dauern, hängt von Ihrer Organisation ab, unter anderem davon, ob ein Betriebsrat zu beteiligen ist. Deshalb nennen wir keine Wochenzahlen, sondern eine Reihenfolge.
Einrichtung
Eigener Mandant, Anmeldung über Ihr bestehendes Login, klare Datenregeln ab dem ersten Tag.
Wir beginnen mit der technischen Grundlage: ein eigener Mandant für Ihr Unternehmen, Anmeldung über Ihr bestehendes Single Sign-on, Zugriffsrechte nach Abteilungen. Niemand muss sich ein neues Passwort merken, und Ihre IT behält die Kontrolle.
Mit der Einladung erhält jede und jeder Beschäftigte ein Regelwerk von genau einer Seite. Es beantwortet die Frage, die in den meisten Unternehmen offen ist: Welche Daten dürfen in ein KI-Werkzeug eingegeben werden, welche nicht, und wer entscheidet im Zweifel. Eine Seite deshalb, weil ein Dokument, das niemand liest, keine Regel ist, sondern ein Alibi.
Dazu richten wir erste Aufgaben ein, die vom ersten Tag an Zeit sparen: wiederkehrende Zusammenfassungen, Berichtsentwürfe, Zuarbeiten für die Fachabteilungen. Der Nutzen soll vor der ersten Schulung spürbar sein, nicht danach. So beginnt das Vorhaben mit einem Ergebnis und nicht mit einem Versprechen.
Vor Ort
Wir sitzen mit jeder Abteilung zusammen und erfassen, wie die Arbeit tatsächlich abläuft.
Prozessdokumentation beschreibt, wie Arbeit gedacht ist. Uns interessiert, wie sie gemacht wird. Deshalb sitzen wir mit jeder Abteilung zusammen, am Arbeitsplatz und nicht im Besprechungsraum.
Wir lassen uns die tatsächlichen Abläufe zeigen: welche Berichte jede Woche entstehen, welche Zahlen von Hand aus einem System in das nächste übertragen werden, welche E-Mails immer wieder gleich formuliert werden. So entsteht eine Karte der wiederkehrenden Arbeit, wie sie wirklich stattfindet.
Jeden Ablauf bewerten wir nach zwei Fragen: Wie viel Zeit bindet er, und wie gut lässt er sich mit KI unterstützen oder ganz übernehmen. Was beide Fragen gut beantwortet, markieren wir als Kandidaten für die Automatisierung.
Das alles funktioniert nur, wenn Beschäftigte offen antworten. Deshalb treten wir nicht als Kontrolle auf, und deshalb machen wir keine Zusagen über Personalabbau. Wer um seine Stelle fürchtet, zeigt uns die wahren Abläufe nicht.
Prompt-Bibliothek
Jede wiederkehrende Aufgabe wird zu einem getesteten, wiederverwendbaren Prompt.
Eine Selbsteinschätzung von 2,3 von 5 verbessert man nicht mit einem Schulungstag. Sie verbessert sich, wenn gute Nutzung nicht mehr vom Talent Einzelner abhängt.
Deshalb übersetzen wir die wiederkehrenden Aufgaben aus der Aufnahme vor Ort in eine Bibliothek getesteter Prompts: der Monatsbericht, die Angebotsprüfung, die Antwort auf die immer gleiche Kundenanfrage. Jeder Prompt ist am echten Fall erprobt, mit den Fachverantwortlichen abgestimmt und so gebaut, dass er die Datenregeln aus der Einrichtung einhält.
Die Bibliothek gehört Ihnen. Sie liegt in Ihrem Mandanten, ist nach Abteilungen geordnet und wird gepflegt wie ein Werkzeugkasten, nicht wie ein Archiv: Neue Fälle kommen hinzu, veraltete werden entfernt.
So wird aus verstreutem Ausprobieren ein gemeinsamer Standard. Das ist der Unterschied zwischen zehn Beschäftigten, die KI irgendwie nutzen, und einer Organisation, die sie beherrscht.
Automatisierungs-Review
Kandidaten mit Aufwand, Amortisation und Reihenfolge. Sie entscheiden, was gebaut wird.
Am Ende liegt eine Liste auf dem Tisch: die Abläufe, die sich ganz oder teilweise automatisieren lassen. Für jeden Kandidaten nennen wir drei Dinge. Den Umsetzungsaufwand. Die erwartete Zeitersparnis und damit die Amortisation. Und eine empfohlene Reihenfolge, denn nicht alles, was möglich ist, ist zuerst dran.
Wir stellen das Ergebnis der Geschäftsführung vor, auf Wunsch auch dem Betriebsrat. Bewusst als Entscheidungsvorlage und nicht als Fertigprodukt: Sie entscheiden, was gebaut wird, was wartet und was unterbleibt.
Was Sie beauftragen, setzen wir um oder begleiten Ihre IT bei der Umsetzung. Was Sie nicht beauftragen, bleibt als dokumentierter Kandidat erhalten und ist bei der nächsten Budgetrunde nicht verloren.
So bleibt die Kontrolle, wo sie hingehört. Unser Auftrag ist, dass Sie genau wissen, was möglich ist und was es kostet. Nicht, Ihnen möglichst viel zu verkaufen.
Wo würde das bei Ihnen ansetzen?
Im Erstgespräch gehen wir die vier Schritte an Ihrem konkreten Fall durch. Dreißig Minuten, per Telefon oder Video.
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